BIS_Commit - die Auftragsverwaltung

Mit Commit entstand ein leistungsfähiges und in vielen Bereichen einsetzbares Verwaltungsprogramm.

Es deckt alle Bereiche der Firmenverwaltung ab und bietet eine umfangreiche aber benutzerfreundliche Arbeitsoberfläche.

Zu unseren Kunden zählen Firmen aus sehr unterschiedlichen Bereichen, wie

  • kleinere Einzelhandelsbetriebe
  • Großhandel
  • oder große Herstellungsbetriebe

Kurzbeschreibung

Mit Commit unserer leistungsfähigen Auftragsverwaltung können alle Betriebssparten abgedeckt werden.
Es lässt sich mit vielen Programmen verknüpfen und bietet somit die Möglichkeit einer betriebsübergreifenden Datenverarbeitung.
Da Commit ein Standard-Grundmodul ist, das individuell auf die jeweiligen Betriebszweige angepasst wird, können wir mit unserem günstigen Preisgefüge durchaus mit namenhaften Anbietern konkurieren.

Durch die individuelle Einrichtung kombiniert mit unserem Serviceangebot :

  • auf Wunsch Einrichten der Software vor Ort
  • Vorbereitung von Formularlayouts nach Vorgaben
  • Verknüpfung mit einem SQL-Reportgenerator der kostenlos mitgeliefert wird
  • Anpassung an vorhandene Finanzbuchhaltung (sofern Schnittstelle in FiBu vorhanden)
  • Einweisung der Mitarbeiter
  • Weiterführende Schulungen (auch systemspezifisch)
  • kompetente Telefon-Hotline
  • Fernwartungsdienste (wenn Fernwartung vorhanden) ...

bieten wir unseren Kunden eine personennahe Hilfe mit dem Computer.

Commit gliedert sich in verschiedene Module

  • Stammdatenverwaltung
  • Bestellverwaltung
  • Auftragsverwaltung

In den Stammdaten werden alle Daten gespeichert, die einmal angelegt und dann selten geändert werden.
Zu diesen Daten zählen: Adressdaten mit Foto- und Unterschriftenzuordnung

Untergeordnete Daten wie Kunden- oder Lieferantenspezifische Daten werden im Kundenstamm und im Lieferantenstamm hinterlegt.
Zur Hinterlegung der

  • Zahlungsbedingungen (Kunde/Lieferant)
  • Lieferbedingungen (Kunde/Lieferant)

steht das Hauptfenster des Stammdatenbereichs mit einer, in verschiedene Register unterteilten, Bildschirmseite zur Verfügung.Der Kennsatz (Systemverwaltungssatz) enthält Angaben zum eigenen Betrieb (Anschrift, Steuersätze, Maßeinheiten, Layoutvorgaben,...)

Auftragsverwaltung
Die Auftragsverwaltung wird über das entsprechende Modul gestartet und bedient sich bei

  • Kalkulation
  • Angebotsverwaltung
  • Angebotserstellung/-druck
  • Auftragsverwaltung
  • Auftragserfassung/-bestätigungsdruck
  • Lieferverwaltung
  • Lieferscheinerstellung/-druck

der in der Stammdatenverwaltung hinterlegten Daten, sowie bei der

  • Rechnungserfassung
  • Rechnungsbearbeitung
  • Rechnungsdruck

den Daten der jeweiligen Angebote bzw. Aufträge.

Leistungsbeschreibung

Hauptmenü der Auftragsverwaltung

  • Stammdatenverwaltung
  • Bestellverwaltung
  • Auftragsverwaltung

Systemvorraussetzungen:
Unterstützte Betriebssysteme sind:

  • Windows 2000
  • Windows 7 oder neuer

Commit basiert auf dem Client/Server Datenbanksystem Firebird.
Hierdurch ergeben sich folgende Systemanforderungen.

Rechnerausstattung:

  • PC aktuellem Standards

wir empfehlen eine Minimalkonfiguration von:

  • 800 MHz Taktfrequenz
  • 128 MB Hauptspeicher
  • 30 GByte Festplatte
  • CD-RW-Laufwerk (Insbesondere für Datensicherung)
  • event. mit ISDN-Karte / Modem (Bestellungen, Datenfernübertragung, Internetzugang,..)

Die Mindestanforderung lautet:

  • CPU-Taktfrequenz ab 450 MHz,
  • min.2 GB freie Festplattenkapazität,
  • min. 64 MB besser 256 MB Hauptspeicher

Aufgabenbereiche
Die Aufgabenbereiche von Commit erstrecken sich über

  • Allgemeine Stammdatenverwaltung
  • Auftragsverwaltung mit
  • Auftragskalkulation
  • Angebotserstellung
  • Terminierung
  • Lieferverwaltung
  • und Rechnungserstellung

Bei der Rechnungserstellung wird ein Rechnungsausgangsbuch erstellt, das die Auflistung aller Rechnungen erlaubt.
Hierzu kann differenziert werden, ob es sich um

  • alle Rechnungen
  • alle bezahlten Rechnungen
  • alle unbezahlten Rechnungen

handelt.

Eine weiterführende Offene Posten Verwaltung wird in der Regel direkt in der Finanzbuchhaltung abgewickelt, die , optional bei vorhandener Datenschnitstelle angesprochen werden kann.

Commit kann, bei Verknüpfung mit der Betriebsdatenerfassung ProTime, auf eine Personalzeiterfassung zurückgreifen und die entsprechend ausgewerteten Daten optional an ein externes Lohn- und Gehaltsprogramm weiterreichen

Stammdaten

Die Stammdaten beinhalten Daten, die zumeist einmal angelegt, selten geändert werden müssen.Hierzu zählen z.B.:

  • Adresspool
  • Kundenstamm (inkl. Lieferanschrift)
  • Lieferantenstamm
  • Personalstamm
  • Artikelstamm
  • Firmenstamm
  • Systemverwaltungssatz

In einem zentralen Adresspool können alle Angaben zur Person mit

  • Geburtsdatum
  • Foto
  • Unterschriftenvorlage
  • Anschrift
  • Zusatzadresse
  • Funktionsangabe
  • Telefonverbindung
  • email- und Internetadresse

eingetragen werden.

Kundenstamm
Eine eindeutige Kundennummer verknüpft den Kundenstamm mit dem Adresspool, wodurch die Mehrfacherfassung gleicher Datensätze vermieden wird. Daten, die ausschließlich dem Kunde zuzuordnen sind, werden in verschiedenen Eingabefenstern getätigt und im Kundenstamm hinterlegt. Spezielle Kunden-Angaben werden auf Fensterseiten, die durch ein Register betitelt sind, unterteilt.
Hierzu zählen:

  • die Zahlungsbedingungen
  • eine beliebige Anzahl Ansprechpartner
  • Bemerkungen

Bei Neuanlage eines Kunden erfolgt die Adresseingabe in den Adresspool, in einem Erfassungslauf.

    Maske des Kundenstamms

Lieferantenstamm
Wie im Kundenstamm wird über eine eindeutige Lieferantennummer die Verknüpfung mit dem entsprechenden Datensatz des Adresspools und lieferantenspezifische Daten gespeichert. Spezielle Lieferanten-Angaben werden auf Fensterseiten, die durch ein Register betitelt sind, unterteilt. Diese Spezifischen Daten beziehen sich auf:

  • die Zahlungsbedingungen
  • eine beliebige Anzahl Ansprechpartner
  • den Lieferumfang
  • eine Lieferantenbewertung


Artikelstamm
Im Artikelstamm werden spezielle Artikel-Angaben auf Fensterseiten, die durch ein Register betitelt sind, unterteilt hinterlegt.
Zu den verschiedenen Artikelangaben zählen z.B.:

  • eine eindeutige Artikelnummer
  • eine Kurzbezeichnung des Artikels
  • eine ausführliche Beschreibung des Artikels
  • eine Möglichkeit zur Bild oder Fotohinterlegung zum Artikel
  • eine Angabe von Komplementärartikeln (generell zu Verknüpfende Artikel)
  • zugehörige Artikel wie Pfand, Leihbehälter, Paletten,..
  • verschiedene Artikelpreise
  • Mengenangaben wie
    • Mindestbestand,
    • Meldebestand
    • Akt. Bestand
  • die Angabe der Lieferanten
  • des Angabe des Hauptlieferanten


    Eingabemaske des Artikelstamms

Gruppen
Sowohl die Kunden, als auch die Artikel können Gruppen zugeordnet werden,
wodurch z.B. bei Auswahlen und Listen eine übersichtliche Darstellung erleichtert wird.

Kennsatz
Im  Kennsatz werden alle eigenen firmenspezifischen Daten, sowie die zur Berechnung erfordelichen Basisdaten hinterlegt.
Hierzu zählen:

  • die eigene Adresse
  • die Umsatzsteuer Ident-Nummer
  • die eigen Bankverbindung
  • Angaben der zu verwendenden Druck-Layout bei
  • Angebot
  • Auftragsbestellung
  • Lieferschein
  • Bestellung
  • Rechnung
  • Währungsbezeichnung
  • Angabe der berechtigten Zahlungsarten wie
    • Bar
    • Einzug
    • Karte
  • verschiedene Kenzeichen wie
    • Mehrwertsteuer
    • Rabatte
    • Maßeinheiten

Auftragsverwaltung
Das Modul der Auftragsverwaltung unterteilt sich in

  • Kalkulation
  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen

Die Auftragsverwaltung dient zur Bearbeitung der Tagesvorgänge wie:

  • Kalkulation
  • Angebotsverwaltung
  • Angebotserstellung/-druck
  • Auftragsverwaltung
  • Auftragserfassung/-bestätigungsdruck
  • Lieferverwaltung
  • Lieferscheinerstellung/-druck
  • Rechnungserstellung
  • Rechnungserstellung/-druck

Mit Hilfe von Angaben zu Artikeln, Artikelpreisen, Mengenangaben, Terminen,... werden Kalkulationen erstellt.
Neben dem Erstellen von Kalkulationen kann unter diesem Menüpunkt eine Liste bereits erstellter Kalkulationen ausgeben werden.

Angebot
Zur Erstellung eines Angebotes wird eine Kundenangabe getroffen. Hierbei kann, bei bekannten Kunden  aus dem Kundenstamm ausgewählt werden, bei Neukunden erfolgt die sofortige Anlage des Kundenstammsatzes parallel zur Angebotserfassung.

  • Nach Angabe der Kundendaten kann die weitere Bearbeitung vorgenommen werden. Dieses erfolgt im unteren Bildschirmbereich, das in verschiedene Register unterteilte Eingabemasken zur Verfügung stellt.
  • Register Adresse      - wird durch die Daten des Adresspools vorbelegt
  • Register Bemerkung - erlaubt die Hinterlegung von Texten zum Angebot
  • Register Positionen   - steht für die Erfassung aller Angebotspositionen zur Verfügung


Bei der Eingabe der Angebotspositionen, die über ein entsprechendes Eingabefenster gtätigt werden,  kann zwischen

  • Artikeln
  • Texten
  • und sonstigen Positionen

unterschieden werden. Alle Positionen erscheinen beim Druck in der am Bildschirm dargestellten Reihenfolge. Diese Reihenfolge ist  im Eingabefenster veränderbar.

Wenn alle eingegebenen  Daten vollständig sind werden sie intern zu einem Angebot verarbeitet.
Aus allen erstellten Angeboten kann eine Auswahl getroffen, sowie eine Liste dieser Angebote ausgedruckt werden.

      
    Eingabemaske des Angebots

Auftrag
Wenn aus einem Angebot ein Auftrag wird, kann dieses bei Anlage des Auftrags durch Übernahme des Angebotes als Auftrag über das Menü erfolgen. Sämtliche Daten sind dann als Auftragspositionen vorbelegt und können bestätigt oder bearbeitet werden.
Bei der Auftragsanlage werden Angaben zu Adresse der Firma und des Lieferanten , Summen und Rabatten, sowie Auftragspositionen und Mengen erfragt, die entweder, wenn kein Angebot vorliegt, eingegeben werden können oder bei Übernahme des Angebots vorbelegt sind.

Eingabemaske der Auftragsbearbeitung


Der Druck von Lieferscheinen erfolgt direkt aus der Auftragsmaske über eine entsprechende Druckfunktion.

Rechnungen
Der Menüpunkt Rechnungen beinhaltet die Funktionen zum

  • Erstellen und Bearbeiten von Rechnungen
  • Erstellen und Bearbeiten von Gutschriften
  • Stornieren von Rechnungen
  • Löschen von Rechnung
  • Führen und Fortschreiben eines Rechnungsausgangsbuches
  • Drucken von Rechnungen
  • Drucken des Rechnungsausgangsbuches

Mittels des Rechnungsausgangsbuches kann jederzeit ermittelt werden wie sich der jeweilige Status der Rechnungen darstellt.
Es kann differenziert werden, ob es sich um

  • alle Rechnungen
  • alle bezahlten Rechnungen
  • alle unbezahlten Rechnungen

handeln soll.

    Eingabemaske der Rechnungsbearbeitung

Nach der Rechnungsstellung kann, optional , eine Übergabe in eine Finanzbuchhaltung erfolgen.

Über die Finanzbuchhaltung ergibt sich die ausführliche Kontroll- und Überwachungsfunktion wie:

  •  Offene Posten Verwaltung
  •  Mahnwesen

Bestellverwaltung
Die Bestellverwaltung bietet eine einfache und übersichtliche Darstellung der Bestände, sowie eine manuelle Bestellvorgabe.
Sie beinhaltet die Möglichkeiten zur:

  • Korrektur des Artikelbestands
  • Reservierung von Artikeln
  • Druckerstellung einer Liste des aktuellen Artikelbestandes
  • Erstellung einer Bedarfsliste
  • Terminplanung mittels Terminplaner.

Eine wichtige Funktion der Bestellverwaltung ist die automatische Generierung einer Bedarfsliste.
Dabei können die zu prüfenden Artikel aus einer Liste gewählt und anschließend in Form einer Bedarfsliste ausgegeben werden.
Intern werden nun die Bestände mit bestellten bzw. reservierten Artikeln verglichen und unter Berücksichtigung der eingetragenen Mindestbestandsmengen, die jeweilige Bedarfsliste generiert.

In der Bestellverwaltung kann ein Bewegungsprotokoll erstellt werden, das alle Waren- Ein und Ausgänge auflistet.

Korrektur ArtikelbestandDie Artikelbestände können jederzeit manuell geändert werden.Hierzu wird der entsprechende Menüpunkt gewählt und die Angaben in die dargestellte Maske eingegeben.